Comment présenter son rapport de stage

Comment présenter son rapport de stage ?

Principes généraux

L'objectif du rapport de stage est de permettre à l'étudiant de mettre en application les enseignements reçus au cours de sa formation. La soutenance est une restitution orale des travaux de l'étudiant lui permettant de faire état de son niveau par rapport aux attentes du programme. A ce titre, elle fait partie de la note qui sera attribuée à l'étudiant pour l'obtention de son diplôme. Les exigences de la soutenance sont similaires à celles de toute présentation orale mais comportent également quelques particularités.

Les paragraphes suivants vous permettront de découvrir le fonctionnement des soutenances de rapport de stage, mais les conseils apportés peuvent s'étendre à toutes formes de soutenances.

 Les objectifs pédagogiques

La soutenance doit permettre à l'étudiant de démontrer qu'il a intégré, compris et sait utiliser tous les principes fondamentaux dispensés durant sa formation. Seront également évaluer ses aptitudes à communiquer en public, son esprit de synthèse et sa maîtrise du sujet. Sans faire étalage de sa connaissance, c'est sa capacité à utiliser et à appliquer intelligemment dans une situation donnée des concepts de base qui sera évaluée. L'argumentation de la démarche intellectuelle (méthodes et outils utilisés) menant à la résolution de la problématique est souvent plus importante que les résultats eux-mêmes.

 Les objectifs professionnels

Le stage est une véritable opportunité d'apprentissage professionnel. Au cours de sa soutenance, l'étudiant devra bien sûr répondre aux attentes pédagogiques mais également montrer qu'il a su saisir cette opportunité en découvrant un domaine d'activité ou un métier, en se forgeant des compétences particulières... Bref, en préparant son métier ou sa carrière professionnelle future. Le jury peut vous interroger, notamment dans le cas d'une soutenance de stage de fin d'études, sur la cohérence de votre parcours de formation avec vos différents stages et avec vos objectifs professionnels. A vous de démontrer que vous avez su bâtir un plan de formation (à l'image d'un plan de carrière) avec des études, des stages et des objectifs professionnels cohérents et pertinents.

 Les critères d'évaluation

Les critères d'évaluation sont en général formalisés dans une grille d'évaluation remise à l'étudiant par le responsable pédagogique. On retrouve très souvent dans les critères d'évaluation 4 grandes dominantes que sont le fond, la forme, l'aptitude et le comportement du stagiaire. Dans un mémoire de fin d'études, feront également parti de l'évaluation d'autres éléments tels que le questionnement de départ, la formulation de la problématique, l'analyse pratique, les solutions envisagées et les références théoriques.

 Le respect des délais

La réussite de la soutenance est conditionnée par le respect des délais tout au long de la préparation. Outre la connaissance des échéances fixées par les évaluateurs, il est recommandé à l'étudiant d'établir un rétro-planning avec les dates butoirs et principales étapes intermédiaires à respecter. L'organisation et l'anticipation sont primordiales pour éviter le stress, la pression inutile et la qualité bradée que génère le travail dans l'urgence.

 La durée

La soutenance dure de 20 minutes à une heure selon les stages et se décompose généralement en 2 parties : la présentation de l'étudiant (2/3 du temps environ) et les questions du jury (1/3 du temps).

L'étudiant peut organiser sa soutenance comme il souhaite tout en respectant les consignes dispensées par le responsable pédagogique. La durée annoncée de la soutenance prend généralement en compte la présentation respective des membres du jury et la délibération finale. Il est impératif de respecter les temps de présentation car le jury n'hésitera pas à vous arrêter même si vous n'avez pas présenté l'intégralité de votre travail (d'où l'importance de présenter dès le début une synthèse de vos travaux). S'il vous ait demandé d'accélérer votre présentation pour respecter le délai imparti, cela ne signifie pas qu'il faut accélérer votre débit de parole mais au contraire qu'il faut aller directement à l'essentiel et synthétiser le plus possible.

Le jury

Selon le type de stage, le jury se compose de 2 ou 3 personnes : le responsable pédagogique représentant l'école, le responsable ou tuteur professionnel représentant l'entreprise d'accueil et une personne jouant le rôle de "candide" (ancien élève, professeur, intervenant... découvrant généralement le stagiaire et le sujet au moment de la présentation).

Le tuteur professionnel peut être un atout pour l'étudiant car il pourra témoigner des capacités et des efforts fournis au cours du stage. La connaissance préalable des membres du jury (domaines de compétences des enseignants par exemple) permettra également à l'étudiant d'orienter son propos et d'axer son exposé sur le mode de communication de son auditoire (concision, développement, analyse...). Une touche d'originalité et de créativité sera toujours appréciée à condition de ne pas tomber dans l'excès.

Le plan de la soutenance

Lors de la soutenance, l'étudiant se met en scène en tant que personnage central de la présentation. Il n'y a pas de schéma de déroulement standard car le style (liberté de ton, académisme...) et le rythme (densité et vitesse des informations exposées) de la soutenance sont dépendants des objectifs, de la nature et des résultats des travaux, du type de stage ainsi que des attentes du jury. Dans le cas classique de rapport de stage ou de mémoire, on retrouvera très souvent l'organisation suivante :

  • présentation succincte et synthétique du contexte, de l'entreprise et du sujet ;
  • énonciation de la problématique, des constats et des objectifs ;
  • énonciation des résultats, des conclusions, des limites et des préconisations ;
  • retour sur le "comment" (analyses et études) ;
  • retour sur le "pourquoi" (données et méthodologie) ;
  • approfondissement des conclusions et des préconisations.

La soutenance suivra donc en général l'inverse de la démarche d'analyse en commençant par la fin. En effet c'est d'abord la résolution de la problématique qui intéresse l'entreprise. Viendront ensuite si nécessaire, les éclaircissements et les justifications.

 Le contenu de la soutenance

Voici quelques pistes supplémentaires pour "élaborer" sa soutenance une fois le plan établi.

Introduction: l'étudiant doit (notamment à l'égard du "candide") repositionner son travail dans le cadre général. Il présentera donc rapidement l'entreprise, l'environnement, la problématique de son rapport et les conclusions et finalités de ses travaux. Suivra ensuite l'annonce du plan.

Développement: il n'est pas conseillé de faire un résumé du mémoire durant la soutenance, les membres du jury ayant déjà lu le travail. Au contraire, l'apport d'informations postérieures à la remise du rapport est particulièrement apprécié. L'étudiant dispose de plusieurs possibilités pour organiser sa présentation:

  • présenter l'ensemble de ses travaux en évitant de reformuler exactement ou de résumer son rapport ;
  • choisir et approfondir un point particulier de son rapport ;
  • partir de ses conclusions et approfondir l'analyse et les préconisations.

Conclusion: l'étudiant peut dans tous les cas rappeler les raisons l'ayant poussé à choisir ce sujet et surtout insister sur les apports de son travail, ses limites et les prolongements nécessaires.

 La répétition

La clé de la réussite d'une soutenance est la préparation préalable. Répéter la présentation est indispensable. Pour que celle-ci soit fluide, détendue et naturelle le moment venu, l'étudiant devra la répéter autant de fois que nécessaire. La répétition permet de maîtriser le contenu de son exposé, de se rôder à la manipulation des fiches, d'utiliser et de contrôler le fonctionnement des appareils et des supports, de trouver ses emplacements et régler le débit de sa voix, les transitions et les effets d'annonce et enfin de valider la durée de sa présentation.

 La présentation orale

La présentation doit être audible, intelligible et spontanée. Cependant, il faut bannir l'improvisation pour éviter tout incident ou trou de mémoire. L'étudiant s'efforcera de ne pas lire ses notes et d'éviter une présentation trop linéaire et trop monotone. La lecture traduit souvent le manque d'assurance de l'étudiant et peut être interpréter comme un manque de maîtrise du sujet. Pour s'aider, il peut toutefois utiliser de façon discrète de petites feuilles cartonnées lisibles et numérotées tenant au creux de la main et dans une poche sur lesquelles seront uniquement mentionnés les éléments clés de chaque partie (plan, idées, chiffres clés, faits importants...). La présentation étant limitée dans le temps, l'étudiant démontrera sa maîtrise du sujet en se focalisant sur un nombre limité de messages et d'idées claires à faire passer. Les questions peuvent être posées en cours ou en fin de présentation. Souvent, il vous sera demandé d'éclaircir une idée imprécise ou un développement hasardeux. Soyez donc souple et prêt à modifier légèrement votre plan sans vous perturber quant au déroulement de l'exposé.

Les outils et supports

Il existe 2 types de supports que sont les documents remis au jury et les supports visuels utilisés au cours de la présentation.

Le Paper Board : pensez à vous équiper de feutres en état de marche et à ne pas écrire devant le Paper Board mais légèrement sur le coté afin que le jury puisse lire au fur et à mesure. La rédaction doit être extrêmement soignée.

Les transparents ou présentation Powerpoint : ils doivent faire l'objet d'un traitement soigné : 5 à 10 lignes par page au maximum (pas de tableaux de chiffres illisibles) et une police de caractères de 20 points minimum sans trop de fantaisie afin de ne pas les surcharger. Un transparent est un support permettant la mise en évidence de points clés que l'on commente. Il ne faut pas de lire le transparent car à peine commencé, le jury l'aura lui mentalement entièrement lu. Chaque page restera exposé plusieurs minutes (bannir à tout prix un défilement trop rapide).

La télévision et magnétoscope ou lecteur DVD : sans oublier de les tester auparavant et en prévoyant toujours une solution de rechange. Anticipez le pire (matériel en panne, fichier illisible...).

Les documents remis au jury (avant ou au début de la soutenance) sont généralement destinés à leur présenter des éléments concrets du contexte et du contenu des travaux. Pour rendre la présentation plus vivante, servez-vous des échantillons de produits, des plaquettes et dossiers de présentation de votre entreprise. Prenez gardes cependant à ce que cela ne détourne pas trop l'attention des membres du jury de votre discours.

 

Derniers conseils

Maîtrisez son trac et son émotion n'est pas toujours chose aisée à la veille d'une présentation orale. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider.

La veille de la soutenance : détendez-vous en effectuant une activité agréable (lecture, sport...) pour vous "oxygéner" les méninges avant l'échéance redoutée. Passer une bonne nuit, se lever tôt et manger correctement vous aidera à être en forme.

Répétez votre présentation : seul ou en groupe, répétez plusieurs fois votre présentation en "condition réelle" (avec transparents, PowerPoint, présentation vidéo...) pour en vérifier le bon déroulement dans le temps et éviter toutes mauvaises surprises. En groupe, organisez votre temps de paroles de façon intelligente : évitez de vous coupez la parole et de changer d'interlocuteur trop souvent.

Surmontez votre trac : le trac, l'angoisse et le stress sont des éléments positifs puisqu'ils sont le signe de votre implication personnelle. Il va cependant vous falloir les surmonter sous peine qu'ils ne deviennent paralysants. Rassurez-vous en vous répétant plusieurs fois que votre travail est de grande qualité. Essayez de repérer les lieux en arrivant en avance et disposez la salle (tables, chaises, tableau, rétroprojecteur...) à votre convenance. Enfin, souriez, regardez chacune des personnes du jury, respirez profondément et lancez-vous dans votre présentation.

Occupez l'espace : ne soyez pas statique ou assis derrière une table ou un bureau. Evitez de lire vos fiches mais ayez simplement sous les yeux votre plan et quelques points clés.

Maîtrisez votre attitude :

Soyez dynamique, souple et impliqué.

Montrez-vous sympathique et agréable.

Restez naturel et respirer entres les phrases.

Conservez la maîtrise de vos mains.

Essayez de dominer la salle tout en vous effaçant devant vos propos.

Parlez distinctement d'une voix claire et changez de rythme de temps en temps pour éviter la monotonie.

Formulez des phrases courtes et précises en vous méfiant des tics verbaux.

Ne regardez pas l'écran ou le tableau mais toujours la salle.

Regardez chacun des membres du jury à tour de rôle pour capter leur attention.

Ayez avec vous un exemplaire de votre travail pour vous y reporter en cas de besoin.

Acceptez les critiques tout en sachant défendre vos idées mais sans jamais agresser le jury.

N'insistez jamais lourdement.

Respectez impérativement votre temps de parole.

Et bien sûr, soyez irréprochable sur le plan vestimentaire.

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